На самом деле сразу оговорюсь, качественных коммуникаций без затрат не бывает. Затраты будут как минимум исчисляться Вашими эмоциями -отношением к делу, азартом и желанием Быть. Написать чек-лист для эффективного участия в выставке я решила в связи с недавней экспозицией “KIBS 2010: Лодки, Катера, Яхты”. Мой любимый рыболовный Startup – первый Web-мультиинструмент для рыбалки http://FGiDs.com – выступил информационным партнером и принял самое активное участие в указанном событии. И сделали мы это по предварительной оценке, весьма эффективно. И если бы не печально известный факт пожара Hosting.UA, то позитивный эффект от мероприятия сейчас можно было бы развивать …

Но вернемся к теме поста. Как спланировать мероприятие?

В качестве точки опоры дадим определение мероприятия:

• Мероприятие – это то, что отличается от обычной жизни. Уолт Дисней
• Мероприятие – уникальный отрезок времени, проводимый с использованием ритуалов и церемоний для удовлетворения особых потребностей. Джо Голдблатт, гуру event-менеджмента
• Мероприятие – это вид человеческой деятельности, предполагающий встречу и взаимодействие разных людей, ограниченный по времени и связанный с реализацией каких-либо общих целей. А. Шумович, автор книги “Великолепные мероприятия”

1. С чего начать планирование любого эффективного мероприятия? Как и любые коммуникации – с определения Цели. Именно конечная цель определяет критерии эффективности.

Цели мероприятия – это глобальные шаги вперед в соответствии со стратегическим направлением развития. Задачи – конкретные измеримые достижения
Например, “Сформировать пул лояльных партнеров” (сразу взвесьте, что послужит критерием лояльности), “Улучшить навыки презентаций у команды продаж”, “Заявить о новом продукте компании как инновационном прорыве” – это Цели.
“Привлекать не менее 200 гостей ежедневно в салоны дилеров”, “Получить 10 потенциальных клиентов”, “Получить не менее 10 релевантных публикаций в СМИ после пресс-конференции” – это Задачи

2.  Также Вы должны определить и Вашу первичную Целевую аудиторию на данном мероприятии. Не зная с Кем Вы собираетесь общаться и с какой целью, Вы не сможете качественно себя представить.

ЦА – целевая аудитория – может быть внутренней, внешней и комбинированной. Кроме того Целевая аудитория мероприятия может быть:

• первичной – участники мероприятия, те, к кому Вы обращаетесь лично и на кого в первую очередь направлена работа по организации выставки.
• вторичной – те, кто не присутствует на мероприятии, но потенциально станет вторым кругом общения.

3. Цель мероприятия и первичная целевая аудитория определят формат Вашего участия. Помните, выставка может быть весьма эффективной и для посетителя. Ведь никто Вам не помешает обмениваться контактами с потенциальными партнерами или провести разведку “А чем дышат конкуренты”.

4. Определите Ваши ключевые сообщения на данном мероприятии и подготовьте соответствующие информационные материалы.

5. Внимательно спланируйте подготовку к мероприятию – уточните у организаторов все сроки и этапы. Уточните условия проведения, время заезда перед началом выставки, время от организационного открытия до запуска посетителей – эти критерии могут стать важными ограничителями во время планирования формата и разработки стенда.

Наиболее важные ограничители при проведении любого мероприятия:

Общая выполнимость проекта. Будьте реалистами

Соответствие бюджету. Не забывайте о том, что затраты должны окупиться.

Достаточная численность персонала и его квалификация. “Нас мало, но мы в тельняшках” – не всегда выигрышная стратегия.

Время. Этот ограничитель неумолим. Кроме того, в случае, если участие в выставке дебютное, рекомендую при составлении тайминг плана делать поправку на форс-мажор.

6. Ведите тщательный дневник мероприятия – указывайте интересные контакты, ведите фото-, видео- съемку для архива и дальнейших коммуникаций, отмечайте недоработки и недочеты для учета на следующем мероприятии.

7. По итогам выставки соберите рабочую группу для проведения “работы над ошибками” и по горячим следам составьте идеальный сценарий Вашего участия в подобном мероприятии в будущем.

8. Не забудьте подсчитать коэффициент возврата инвестиций – КОИ, ROI - от участия в мероприятии .

• Стоимость 1 контакта = (затраты на выставку)/(количество контактов)
• Стоимость реакции = (затраты на выставку)/(количество участников)
• Стоимость нового клиента = (затраты на выставку)/(количество клиентов)
• ROI = (доход от кампании – затраты на выставку)/(затраты на выставку)*100%,   где ROI (аббревиатура от Return of Investment) – это коэффициент возврата инвестиций. В докризисную эпоху для сферы BtB хорошим показателем был ROI=300%

Напоследок пара вредных советов, которые расширят Ваши возможности, но могут прибавить поводов для волнений:

• Не берите пример с тех представителей малого бизнеса, которые считают участие в выставке как лишний сверхзатратный пункт коммуникаций или же как нечто традиционно-пресное.
• Сформируйте список потенциально интересных мероприятий с точки зрения Вашей ЦА. Подумайте, как Вы могли бы представить свой бизнес? Старайтесь мыслить  нешаблонно, максимально учитывая все дополнительные  возможности, не ленитесь отрабатывать новые идеи
• Особое внимание обратите внимание на те выставки, которые проходят в одном экспоцентре одновременно – если их аудитории пересекаются, то участие в одной из них, позволит общаться и с аудиторией другой. Не упустите эту дополнительную возможность и учтите при определении ключевых сообщений и подготовке информационных материалов.
• Не за все платные мероприятия нужно платить. Подумайте, как Вы могли бы помочь организаторам и выступить партнером мероприятия. Это позволит Вам сэкономить бюджет на оплате за участие, а также обеспечит бонусы и дополнительные возможности коммуникации  - например, приглашения, выступление на семинаре, упоминания в информационных и промо материалах.

Чек-лист или список MustHave. Список минимум/ +оптимум для адекватного участия в выставке:

Традиционный экспо-набор – площадь стенда согласно договору + стол+ 2 стула+ розетка
Информационные материалы:

• Общие визитки
• Коммерческое предложение; презентация продукта (в печатном, электронном виде)
• + буклет; брошюра (в случае F.GiDs я подготовила информационный листок F. Дайджест, в котором была кратко презентована общественная деятельность нашего рыболовного клуба, проанонсировано ближайшее событие, а также размещена полезная практическая статья с советами)
• +брошюры, флайера-предложения для смежных выставок

Визуальная составляющая:

• Дипломы /Сертификаты качества
• Флаг компании
• +Фото / Видео (Учитывая необходимость гармонично влиять на все 5 чувств посетителя выставки, рекомендую разместить плазму и прокручивать видео-сюжеты, отображающие наилучшим образом успешное применение Вашего продукта/услуги. При наличии хороших контактов решить вопрос аренды (безвозмездной или по бартеру) плазмы – несложно, не забудьте также и о стойке для плазмы)
• Виниловый рекламный баннер компании (F.GiDs использовал для визуализации оракал с ключевыми словами нашего Интернет-ресурса. Плюс подхода – минималистичная строгость и фокус внимания. Минус подхода – длительная процедура оформления стенда)

Персонал:

• В принципе и один человек может стать человеком-батальоном на передовой во время проведения выставки
• Гораздо оптимальнее, конечно, слаженная команда из 2х человек
• И вариант супер+ – это команда 3+ : “информ бюро” – дежурный у стойки, “зазывала”-продажник рядом, папарацци-разведчик в тылу конкурентов, промоутер ответственный за раздачу тонны промо материалов на перекрестках потоков (имейте в виду, право на работу промоутеров оговаривается с организаторами отдельно).

Креатив составляющая

Рекомендую продумать стопперы – те моменты, которые задержат посетителя у Вашего стенда. (конфеты, лотерея, конкурсы)

Презенты

Продумайте также, что унесет на память о Вашей компании посетитель. Это должна быть некая полезность – информация или вещь – которая напомнит о Вашей компании при случае. (по секрету скажу, что рыболовный гид располагает ограниченным тиражом наклеек на автомобиль, которые напоминают о позитивном эффективном правиле возврата добра – Поймал-Отпусти, а потому очень способствуют при переговорах с ГАИ)

Хоз. составляющая:

• скрепки/степлер
• салфетки-платки
• салфетки влажные
• двусторонний скотч
• стопперы для коллег по цеху – термос с чаем
• + стойка для промо материалов
• + портативный столик для ноутбука
• + брендированный стол-стойка

И напоследок приведу Формулу успешного мероприятия от Александра Шумовича (автора книги “Великолепные мероприятия”):

12П=Проведение+Причина+Подготовка+Программа+Планирование+Партнеры и подрядчики+Помещение+Персонал+Проблемы+Продвижение+Продажи+Прибыль

P.S. Традиционный бонус:

• Статья Зачем участвовать в выставке – детальный взгляд организаторов Премьер Экспо
• Морской видео репортаж от рыболовного гида F.GiDs по итогам выставки KIBS:

P.S: Хотите быть в курсе обновлений и держать руку на пульсе блога О Жизни 2.0, Маркетинге и PR как Философии бизнеса? – подпишитесь на ленту RSS или на рассылку по e-mail .

Популярность: 57%